2.8. Mail Merge

Mail Merge yaitu digunakan untuk membuat satu dokumen seperti surat undangan untuk dikirim kebanyak orang dengan nama dan alamat berbeda secara otomatis. Jadi ketika pencetakan/print surat undangan dalam jumlah yang banyak maka secara otomatis data nama dan alamat akan berubah secara otomatis berdasarkan undangnnya.

Sebenarnya ada dua cara dalam memasukan data-data nama dan alamat langsung pada word atau menggunakan data yang ada pada Excel. Untuk mempermudah dalam penginputan data maka akan dibahas berdasarkan data undangan yang ada pada Microsoft Excel.

Langkah-langkah yaitu sebagai berikut : 

Pertama buat data pada Excel seperti contoh dibawah ini

Kemudian simpan contoh dengan nama : “List Undangan.xlsx”

Kemudian buat satu master surat undangan dengan MS word

Pada contoh surat diatas kita akan buat supaya Nama Bpk/Ibu … dan Alamat di .. akan berubah secara otomatis ketika dicetak.

Akan muncul tampilan seperti ini, pilih data undangan pada excel yang tadi disimpan dengan nama “List Undangan.xlsx ” >>> klik Open

Plilih sheet yang terdapat data undangan tsb >> klik ok

Selanjutnya tempatkan kursor pada nama bpk/ibu : … >>> klik pada insert merge field klik Bpk ibu

dan pada Alamat di : … >> klik alamat

 .

Selanjutnya klik pada preview result >>> tinggal di Cetak/Print

Maka otomatis akan berubah sesuai nama dan alamatnya masing-masing sesuai data dan jumlah undangan.